Descripciones de puesto de trabajo. ¿Quién soy y que hago aquí?

La pasada semana leí un artículo en prensa acerca del papel en las empresas de una figura clave como son los mandos intermedios. No salen muy bien parados de acuerdo con los resultados de un estudio realizado por Gary Hamel y Michele Zanini, que en líneas generales deja claro que en muchos casos, los jefes y supervisores no sirven de gran cosa y se convierten en una carga excesiva para las organizaciones.

“aunque no sea su culpa, están creando poco o ninguno valor añadido”

Pero fue esta frase la que me hizo reflexionar. “Aunque no sea su culpa” concretamente.

Desde mi punto de vista, muchas veces nuestros colaboradores no alcanzan un rendimiento óptimo, no desarrollan todo su potencial y se quedan a las puertas de alcanzar sus objetivos porque en realidad, no tienen las herramientas necesarias para lograrlo. Si no definimos el rumbo, la motivación y los resultados esperados es muy probable que el fracaso se produzca más pronto que tarde. Además, el sentimiento de frustración y desencanto se apodera de las personas y todo su esfuerzo y dedicación caen en saco roto.

Es por eso que desde Recursos Humanos debemos hacer un ejercicio exhaustivo de análisis y plasmar la información adecuada en las descripciones de puesto de trabajo (DPT). Es un documento clave, que establece el marco de trabajo para cada uno de los miembros de la plantilla, al tiempo que define su rol en la compañía y le ayuda a ubicarse en el equipo de trabajo.

En las organizaciones, si no prestamos la atención debida a las descripciones de puesto, podemos encontrarnos ante situaciones desconcertantes en las que el colaborador no sabe en qué departamento está encuadrado, cuales son los objetivos que debe alcanzar, a quién reporta, etc. Otras veces, la persona no sabe si algunas de sus tareas diarias son o no de su competencia, se producen duplicidades, y en el peor de los casos, surgen conflictos al no estar bien marcados los límites de poder y la atribuciones de cada cual.

Si somos capaces de establecer una distribución justa y equitativa de responsabilidades y cargas de trabajo, unos roles claros y definir las reglas de interacción entre departamentos y personas entre sí, entonces lograremos una comunicación eficiente y que los colaboradores puedan desarrollarse, crecer y aportar valor a la organización.

Además, si toda la plantilla es conocedora tanto de sus cometidos como de los de sus compañeros, entenderemos todos mucho mejor cuál es nuestra contribución a la mejora de procesos y al crecimiento de la compañía.

Sólo sabiendo quienes somos y qué hacemos podremos avanzar y recorrer el camino para convertirnos en activos cada vez más valiosos de nuestra empresa.

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El rumor: síntomas, diagnóstico y tratamiento

En este artículo podemos leer sobre algunos de los efectos beneficiosos o positivos que ciertos rumores pueden generar en la empresa, pero en materia de gestión de personas, el rumor constituye uno de los más poderosos enemigos que puede causar estragos y destruir el trabajo de muchos meses en pocas semanas.

“La verdad se difunde a paso de tortuga, el rumor se esparce con la velocidad de una liebre.”

En las organizaciones, los rumores tienden a aparecer ante cambios importantes de estructura o en climas de desconfianza. En general, cuando la comunicación oficial no es lo suficientemente fluida, los “rumorólogos” se mueven como pez en el agua y elaboran “boletines informativos” basados en la especulación y los prejuicios propios. Estos rumores, normalmente, son mejor recibidos por la plantilla que la información corporativa, y desgraciadamente para los que gestionamos personas, aumentan el rechazo y disminuyen el compromiso de nuestros colaboradores.

La fácil propagación del rumor hace que el mensaje cale hondo en la mente de los trabajadores y les desvíe de sus quehaceres diarios, provocando un ambiente de desmotivación y desapego  que además repercute en la productividad, resultados, etc.

Gestionar los cambios de forma eficiente, apoyar las comunicaciones oficiales con hechos e implantación real de medidas planteadas, así como mantener abiertos canales de feedback para poder pulsar periódicamente la situación de “toxicidad” del ambiente laboral; pueden ser herramientas útiles para minimizar los efectos nocivos de la rumorología.

En algunos escritos sobre este tema se habla de la posibilidad de utilizar los rumores como “globo sonda” en interés de la propia organización (detectar fugas de información, colaboradores con “la lengua muy larga”, etc.). En mi opinión personal, los responsables de RRHH no debemos caer en este juego, nuestra función debe estar siempre y en todo momento libre de sospecha. La confianza y la credibilidad son atributos que definen al profesional de la gestión de personas, y nunca debemos ponerlos en riesgo. Y mucho menos, por un simple rumor.

Crisistunidad

“Mira el lado positivo… sabías que los chinos emplean la misma palabra para decir crisis que para decir oportunidad?”

En los momentos de mayor tensión, cuando cunde el desánimo, y vienen mal dadas, se forjan algunas de las ideas más originales, se toman las decisiones más acertadas y se dan soluciones a los más enrevesados problemas.

En las organizaciones, algunas de las situaciones más complicadas de gestionar, en mi opinión, vienen de la mano de un conflicto entre dos o más colaboradores. Cuando varias personas trabajan juntas, los distintos caracteres y puntos de vista, a menudo son fuente de fricción.

Una palabra más alta que otra, un mal gesto, la impresión de que se nos ha dicho o hecho algo que consideramos incorrecto o improcedente, cualquier pequeño detalle puede provocar que estalle la tormenta…. se produce el llamado “efecto patio de colegio”

Ante el cruce de reproches, acusaciones y comportamientos infantiles varios, el responsable de recursos humanos saca su versión más polifacética: mediador / arbitro / juez / psicólogo.

Enfocar estas situaciones para poder sacar una lectura positiva y constructiva de las mismas es clave. Si además, somos capaces de transmitir a las partes implicadas el poco contenido del conflicto y lo perjudicial que es para la compañía a todos los niveles, conseguimos minimizar la posibilidad de que se repliquen estos comportamientos en el futuro.

Con una comunicación interna clara, transparencia en la información y un enfoque positivo hacia los conflictos (que serán inevitables), conseguiremos una mayor implicación de los colaboradores y su mejor predisposición ante situaciones adversas.

Como decía al principio, en los momentos complicados es cuando toca arriesgar, apostar fuerte y “hacer cosas diferentes para obtener resultados diferentes.”

Hoy empiezo con algo diferente (escribir, yo que soy de ciencias…), para intentar obtener resultados diferentes. Hoy he tenido que gestionar situaciones complicadas, he tenido respuestas desfavorables y he recibido poca colaboración. Es al final de estos días complicados, en los que más convencido debemos estar de que a mejor actitud, mejores resultados. Que a mayor esfuerzo, mayor recompensa. Que cuanto más grande sea el desafío, más grande será la satisfacción cuando lo superemos.

Donde el resto ve problemas, nosotros vemos soluciones. Donde otros hablarían de debilidad, nosotros hablaremos de margen de mejora. Donde exista crisis, nosotros encontraremos oportunidad.

“Crisistunidad!! Pues claro!!”