Reuniones. Evasión o victoria

En nuestro trabajo, las reuniones son aquellos eventos puntuales que se suceden a lo largo de las semanas, los meses y los años. Más formales o menos, con nuestros superiores, compañeros de equipo, colaboradores, clientes, etc.

Generalmente (y por desgracia), la única constante en cualquier reunión es el desprecio que tenemos por el tiempo que invertimos (nosotros y el resto de asistentes) y lo poco o nada que solemos prepararlas. Incluso hay casos extremos en los que ni siquiera se concluye nada al termino de las mismas. El colmo.

Desde la ironía, yo establecería la siguiente clasificación:

  • EL MITIN. Habitualmente, el jefe toma la iniciativa para realizar una serie de postulados inapelables (modo tablas de la ley ON), sentando cátedra y permitiendo pocas o ninguna interpelación. Suelen girar sobre uno o dos temas a lo sumo, y se repiten bastantes veces los mismos conceptos, para evitar que se olvide “el mensaje”. No hay ruegos y preguntas.
  • TODOS CONTRA TODOS. Sin orden del día (o despreciando el establecido), la conversación va derivando en una discusión abierta en la que se van configurando bandos enfrentados, o simplemente cada asistente va por  su lado hasta que sólo queda uno en pie (o nadie en la habitación).
  • EL DUELO. Dos de los asistentes se enzarzan en uno de los temas planteados durante la reunión, y se inicia un intercambio de argumentos (y/o acusaciones) hasta que uno de los dos “gana”. El resto de personas de la sala, convertidos en espectadores del combate, o bien apuestan por uno de los dos “púgiles” apoyando sus tesis o esperan adormecidos a que finalice la batalla dialéctica.
  • EL MERCADO. Varias conversaciones cruzadas, unas voces por encima de otras y temas muy dispares para un intercambio de ideas caótico y tremendamente alejado del motivo inicial por el que se convoca la reunión. La sensación al terminar la charla suele ser de desconcierto (“¿pero de que estábamos hablando?”)

Al final, y después de estos ejemplos algo cómicos y exagerados, lo que debemos plantearnos es si hay algo que podamos hacer para evitar en la medida de lo posible perder nuestro tiempo y nuestro esfuerzo en reuniones infructuosas.

Es obligatorio preparar un breve guión de los temas que se van a tratar, establecer un pequeño orden del día y saltar de un tema al siguiente si se enquista alguna cuestión. Respetar los turnos de palabra y mantener unas mínimas reglas de respeto y educación nos ayudarán a mantener la fluidez de la conversación.

Cumplimentar una sencilla acta de lo tratado y tomar algunas notas durante el transcurso del evento tampoco está de más, sobretodo si se toman decisiones que posteriormente tengamos que llevar a la práctica.

Todo el trabajo invertido en mejorar nuestras reuniones de empresa redundara en una mejor comunicación interna, así como en una sensación de mayor coordinación y eficiencia para todos los asistentes.

Aún con todo, hay entornos de trabajo en que se tiende a la reunión con demasiada facilidad y ligereza, y además se suele convocar a mucha más gente de la estrictamente necesaria. En estos casos, nos deberíamos plantear las siguientes cuestiones: “¿hay alguien de mi departamento convocado?  ¿es imprescindible asistir? ¿me pueden informar de lo que se decida?”, en definitiva:

“¿EVASIÓN O VICTORIA?”

Pues desgraciadamente, si en nuestras empresas no se estructuran las reuniones, no se preparan con anterioridad y las podemos encuadrar en alguno de los grupos anteriormente comentados (MITIN, DUELOS, etc.), entonces EVASIÓN igual a VICTORIA.

Anuncios

El rumor: síntomas, diagnóstico y tratamiento

En este artículo podemos leer sobre algunos de los efectos beneficiosos o positivos que ciertos rumores pueden generar en la empresa, pero en materia de gestión de personas, el rumor constituye uno de los más poderosos enemigos que puede causar estragos y destruir el trabajo de muchos meses en pocas semanas.

“La verdad se difunde a paso de tortuga, el rumor se esparce con la velocidad de una liebre.”

En las organizaciones, los rumores tienden a aparecer ante cambios importantes de estructura o en climas de desconfianza. En general, cuando la comunicación oficial no es lo suficientemente fluida, los “rumorólogos” se mueven como pez en el agua y elaboran “boletines informativos” basados en la especulación y los prejuicios propios. Estos rumores, normalmente, son mejor recibidos por la plantilla que la información corporativa, y desgraciadamente para los que gestionamos personas, aumentan el rechazo y disminuyen el compromiso de nuestros colaboradores.

La fácil propagación del rumor hace que el mensaje cale hondo en la mente de los trabajadores y les desvíe de sus quehaceres diarios, provocando un ambiente de desmotivación y desapego  que además repercute en la productividad, resultados, etc.

Gestionar los cambios de forma eficiente, apoyar las comunicaciones oficiales con hechos e implantación real de medidas planteadas, así como mantener abiertos canales de feedback para poder pulsar periódicamente la situación de “toxicidad” del ambiente laboral; pueden ser herramientas útiles para minimizar los efectos nocivos de la rumorología.

En algunos escritos sobre este tema se habla de la posibilidad de utilizar los rumores como “globo sonda” en interés de la propia organización (detectar fugas de información, colaboradores con “la lengua muy larga”, etc.). En mi opinión personal, los responsables de RRHH no debemos caer en este juego, nuestra función debe estar siempre y en todo momento libre de sospecha. La confianza y la credibilidad son atributos que definen al profesional de la gestión de personas, y nunca debemos ponerlos en riesgo. Y mucho menos, por un simple rumor.

Crisistunidad

“Mira el lado positivo… sabías que los chinos emplean la misma palabra para decir crisis que para decir oportunidad?”

En los momentos de mayor tensión, cuando cunde el desánimo, y vienen mal dadas, se forjan algunas de las ideas más originales, se toman las decisiones más acertadas y se dan soluciones a los más enrevesados problemas.

En las organizaciones, algunas de las situaciones más complicadas de gestionar, en mi opinión, vienen de la mano de un conflicto entre dos o más colaboradores. Cuando varias personas trabajan juntas, los distintos caracteres y puntos de vista, a menudo son fuente de fricción.

Una palabra más alta que otra, un mal gesto, la impresión de que se nos ha dicho o hecho algo que consideramos incorrecto o improcedente, cualquier pequeño detalle puede provocar que estalle la tormenta…. se produce el llamado “efecto patio de colegio”

Ante el cruce de reproches, acusaciones y comportamientos infantiles varios, el responsable de recursos humanos saca su versión más polifacética: mediador / arbitro / juez / psicólogo.

Enfocar estas situaciones para poder sacar una lectura positiva y constructiva de las mismas es clave. Si además, somos capaces de transmitir a las partes implicadas el poco contenido del conflicto y lo perjudicial que es para la compañía a todos los niveles, conseguimos minimizar la posibilidad de que se repliquen estos comportamientos en el futuro.

Con una comunicación interna clara, transparencia en la información y un enfoque positivo hacia los conflictos (que serán inevitables), conseguiremos una mayor implicación de los colaboradores y su mejor predisposición ante situaciones adversas.

Como decía al principio, en los momentos complicados es cuando toca arriesgar, apostar fuerte y “hacer cosas diferentes para obtener resultados diferentes.”

Hoy empiezo con algo diferente (escribir, yo que soy de ciencias…), para intentar obtener resultados diferentes. Hoy he tenido que gestionar situaciones complicadas, he tenido respuestas desfavorables y he recibido poca colaboración. Es al final de estos días complicados, en los que más convencido debemos estar de que a mejor actitud, mejores resultados. Que a mayor esfuerzo, mayor recompensa. Que cuanto más grande sea el desafío, más grande será la satisfacción cuando lo superemos.

Donde el resto ve problemas, nosotros vemos soluciones. Donde otros hablarían de debilidad, nosotros hablaremos de margen de mejora. Donde exista crisis, nosotros encontraremos oportunidad.

“Crisistunidad!! Pues claro!!”